Уж извините, но под каждого не подстроишься.
Да, не подстроишься. Да и не нужно. Но и всех под одного тоже подстраивать не надо.
Думаю это нормально спросить и узнать заранее кто и когда может приехать. И затем принять решение о дате проведения встречи. Разговор идет о плюс/минус пяти-семи днях в середине лета.. Никакого криминала в этом не вижу. Да и встречаемся мы не ради сохранения традиции, а ради общения.. Поэтому если вдруг окажется что (например) во вторые а не в первые выходные июля сможет приехать больше народу, то к черту эту традицию... Нужно голосование.. Ну, если мы действительно определяемся с датой встречи. Иначе какой смысл в этом топике? Дождались бы себе появления баннера с указанием даты и поехали ...